Übersicht im Daten-Chaos: Dateien richtig benennen

  • Im Laufe der Zeit sammeln sich auf dem Rechner unzählige Dateien an: Mitschriften, Seminarpläne, Literaturlisten, Skripte und natürlich wissenschaftliche Texte landen mit oftmals unverständlichen Dateinamen erst auf dem Desktop und dann irgendwo in den Untiefen der Festplatte. Bis zu dem Moment, in dem man eine bestimmte Datei sucht oder einen Überblick haben möchte, was man denn alles für eine bestimmte Veranstaltung oder zu einem bestimmten Thema gesammelt hat…

    Wer sich die 10 Sekunden nimmt und Dateien gleich richtig benennt, kann eine ganze Menge Arbeit und Nerven sparen. Eine saubere Struktur von Verzeichnissen und intelligente Dateinamen helfen dabei, gesuchte Informationen schnell zu finden und den Überblick zu behalten.

    Verzeichnisse nach Semester und Veranstaltung gliedern

    Grundsätzlich solltet ihr Dateien nie(!) länger direkt auf dem Desktop oder im Standard-Verzeichnis für Downloads liegen lassen. Diese Verzeichnisse sind reine Zwischenspeicher, wo Dateien sich kurz aufhalten sollten, bevor sie umbenannt und an ihren richtigen Ort verschoben werden.

    Die Basis für eine intelligente Verzeichnisstruktur ist ein einzelner Ordner “Studium”, den ihr am besten in eurem Verzeichnis “Eigene Dokumente” anlegt. Dann erstellt ihr in diesem Ordner “Studium” ein Verzeichnis mit dem Namen “Verwaltung”, in dem ihr den ganzen administrativen Kram speichert, und für jedes Semester einen Ordner - z.B. “WS 2015_16”. Durch eine vorangestellte Zahl - also “1 WS 2015_16” - lassen sich die Ordner dann auch in der richtigen Reihenfolge anzeigen.

    In diesen Semester-Ordnern könnt ihr dann für jede Veranstaltung oder jedes Modul einen eigenen Ordner erstellen, also “Allgemeine Soziologie I” oder “Einführung in die Literaturwissenschaft”. Hier kommen dann alle für diese Veranstaltung relevanten Dateien rein. Hier könnt ihr dann noch weitere Unterverzeichnisse einrichten - z.B. “Pflichtlektüre”, “Skripte” oder “Übungsaufgaben”.

    Intelligente Dateinamen vermitteln alle wichtigen Informationen

    Für die Benennung der Dateien gibt es kein einheitliches Schema. Hier kommt es sehr auf die Art der Dateien an und wie ihr mit ihnen arbeiten wollt und in welchen Verzeichnissen ihr sie abspeichert. Auf jeden Fall solltet ihr Dateinamen wählen, die euch sofort verraten, um was es sich bei dieser Datei handelt. Für den Seminarplan des Seminars “Einführung in die Organisationssoziologie” bietet sich beispielsweise “Seminarplan Einführung Organisationssoziologie.pdf” an. Ähnliches gilt für Literaturlisten oder Skripte.

    Wissenschaftliche Texte solltet ihr immer nach demselben Schema mit Autor, Jahr und Kurzform des Titels benennen - beispielsweise “Maier-2007-Arbeitstheorie.pdf” oder “Maier 2007 - Einführung in die Arbeitstheorie.pdf”. Achtet nur darauf, immer dasselbe Schema zu verwenden, damit die automatische Sortierung der Dateien verlässlich funktioniert.

    Beispiel für einen Literaturordner
    Beispiel für einen Literaturordner

    Manchmal gibt es neben dem Inhalt weitere relevante Informationen. Bei Seminarlektüren beispielsweise, ob es sich um eine Pflichtlektüre handelt und für welche Sitzung diese relevant ist. Hier kann man die automatische alphabetische Sortierung von Dateien für sich nutzen. So sorgt beispielsweise das Schema “P Autor Jahr Titel” dafür, dass alle Pflichtlektüren zusammen angezeigt werden und “P01 Autor Jahr Titel” zeigt alle Pflichtlektüren zusammen mit der entsprechenden Sitzung gleich in der richtigen Reihenfolge an.

    Dieses Schema lässt sich flexibel auf unterschiedliche Veranstaltungsformate wie Vorlesungen, Übungen, Seminare, Lehrforschungen oder Praktika anpassen. Wenn ihr ein wenig herumprobiert, werdet ihr schnell ein System finden, dass euch den Umgang mit euren Dateien wesentlich erleichtert.

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