Übersicht im Daten-Chaos: Dateien richtig benennen

Im Laufe der Zeit sammeln sich auf dem Rechner unzählige Dateien an: Mitschriften, Seminarpläne, Literaturlisten, Skripte und natürlich wissenschaftliche Texte landen mit oftmals unverständlichen Dateinamen erst auf dem Desktop und dann irgendwo in den Untiefen der Festplatte. Bis zu dem Moment, in dem man eine bestimmte Datei sucht oder einen Überblick haben möchte, was man denn alles für eine bestimmte Veranstaltung oder zu einem bestimmten Thema gesammelt hat…

Wer sich die 10 Sekunden nimmt und Dateien gleich richtig benennt, kann eine ganze Menge Arbeit und Nerven sparen. Eine saubere Struktur von Verzeichnissen und intelligente Dateinamen helfen dabei, gesuchte Informationen schnell zu finden und den Überblick zu behalten.

Verzeichnisse nach Semester und Veranstaltung gliedern

Grundsätzlich solltet ihr Dateien nie(!) länger direkt auf dem Desktop oder im Standard-Verzeichnis für Downloads liegen lassen. Diese Verzeichnisse sind reine Zwischenspeicher, wo Dateien sich kurz aufhalten sollten, bevor sie umbenannt und an ihren richtigen Ort verschoben werden.

Mögliche Struktur eines Ordners "Studium"

Mögliche Struktur eines Ordners “Studium”

Die Basis für eine intelligente Verzeichnisstruktur ist ein einzelner Ordner “Studium”, den ihr am besten in eurem Verzeichnis “Eigene Dokumente” anlegt. Dann erstellt ihr in diesem Ordner “Studium” ein Verzeichnis mit dem Namen “Verwaltung”, in dem ihr den ganzen administrativen Kram speichert, und für jedes Semester einen Ordner – z.B. “WS 2015_16”. Durch eine vorangestellte Zahl – also “1 WS 2015_16” – lassen sich die Ordner dann auch in der richtigen Reihenfolge anzeigen.

In diesen Semester-Ordnern könnt ihr dann für jede Veranstaltung oder jedes Modul einen eigenen Ordner erstellen, also “Allgemeine Soziologie I” oder “Einführung in die Literaturwissenschaft”. Hier kommen dann alle für diese Veranstaltung relevanten Dateien rein. Hier könnt ihr dann noch weitere Unterverzeichnisse einrichten – z.B. “Pflichtlektüre”, “Skripte” oder “Übungsaufgaben”.

Intelligente Dateinamen vermitteln alle wichtigen Informationen

Für die Benennung der Dateien gibt es kein einheitliches Schema. Hier kommt es sehr auf die Art der Dateien an und wie ihr mit ihnen arbeiten wollt und in welchen Verzeichnissen ihr sie abspeichert. Auf jeden Fall solltet ihr Dateinamen wählen, die euch sofort verraten, um was es sich bei dieser Datei handelt. Für den Seminarplan des Seminars “Einführung in die Organisationssoziologie” bietet sich beispielsweise “Seminarplan Einführung Organisationssoziologie.pdf” an. Ähnliches gilt für Literaturlisten oder Skripte.

Wissenschaftliche Texte solltet ihr immer nach demselben Schema mit Autor, Jahr und Kurzform des Titels benennen – beispielsweise “Maier-2007-Arbeitstheorie.pdf” oder “Maier 2007 – Einführung in die Arbeitstheorie.pdf”. Achtet nur darauf, immer dasselbe Schema zu verwenden, damit die automatische Sortierung der Dateien verlässlich funktioniert.

Beispiel für einen Literatur-Ordner

Beispiel für einen Literatur-Ordner

Manchmal gibt es neben dem Inhalt weitere relevante Informationen. Bei Seminarlektüren beispielsweise, ob es sich um eine Pflichtlektüre handelt und für welche Sitzung diese relevant ist. Hier kann man die automatische alphabetische Sortierung von Dateien für sich nutzen. So sorgt beispielsweise das Schema “P Autor Jahr Titel” dafür, dass alle Pflichtlektüren zusammen angezeigt werden und “P01 Autor Jahr Titel” zeigt alle Pflichtlektüren zusammen mit der entsprechenden Sitzung gleich in der richtigen Reihenfolge an.

Dieses Schema lässt sich flexibel auf unterschiedliche Veranstaltungsformate wie Vorlesungen, Übungen, Seminare, Lehrforschungen oder Praktika anpassen. Wenn ihr ein wenig herumprobiert, werdet ihr schnell ein System finden, dass euch den Umgang mit euren Dateien wesentlich erleichtert.

Wie benennt ihr eure Verzeichnisse und Dateien?

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5 Antworten

  1. Janne sagt:

    Spannender Blog! Eine Anregung: Dateinamen generell immer mit dem Jahr beginnen lassen, z.B. “2015_10_Habermas_Seminar_Klausurfragen” -> “2015_11_Habermas_Seminar_Klausurantworten”, dann sortieren sich die Dateien automatisch chronologisch, auch wenn man im Nachhinein noch Änderungen vorgenommen hat. Weniger in Bezug auf Studiensachen, aber hinsichtlich Korrespondenz mit Bafög-Amt, Versicherung etc. ist das äußerst sinnvoll!

  2. anni sagt:

    Lieber Nils Müller,
    wenn man es mit vielen Dateien zu tun hat, z.B. auf geteiltem Laufwerk, gibt es manchmal Verzögerungen wegen der enormen Menge. Von Informatikern wurde mir empfohlen, jeden Dateinamen ohne Leerstellen zu schreiben, damit alle Dateien “technisch” besser bearbeitbar sind.
    2015_10_Habermas_Seminar_Klausurfragen ist so ein Beispiel, P01 Maier 2005 Max Weber nicht.
    Was sagen Sie dazu?
    Viele Grüße Anni

    • Gute Frage, Anni. Ich halte das durchaus für plausibel, dann müsste man sich aber vermutlich komplett an das alte Dateinamen-Schema halten. Also maximal 8 Zeichen, keine Sonderzeichen, keine Großschreibung, sondern nur Buchstaben, Zahlen oder Unterstriche. Ob das dann im Alltag praktikabler wird, weiß ich nicht…

  1. 14. Oktober 2015

    […] kannst du dir jetzt schon ein System für die Ablage von Dateien einrichten, das dir hilft, Informationen strukturiert abzulegen und so schnell wiederzufinden, wenn […]

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