Auch wenn ihr eure Aufgaben bereits in einem einfachen und für euch passenden System gesammelt, strukturiert und priorisiert habt, fällt es Vielen immer noch schwer, dann tatsächlich auch mit dem Abarbeiten dieser Aufgaben anzufangen und Schritt für Schritt des gefühlten Berg abzutragen. So sammeln sich immer mehr Aufgaben an, die man eigentlich schon längst hätte erledigen wollen, die sich aber hartnäckig auf der Liste halten. Ich verrate euch hier eine Technik, mit der ihr diese Aufgaben Schritt für Schritt angehen und abarbeiten könnt.
Im Normalfall sind es zwei Dinge, die euch daran hindern, eure Todos sofort anzugehen un rechtzeitig zu erledigen:
- Die Aufgabe, die in eurer To-Do-Liste stehen sind zu umfangreich und ihr wisst nicht wirklich, wo ihr anfangen sollt. Dadurch schiebt ihr das Anfangen Tag für Tag vor euch her, bis die Deadline droht und ihr unter großem Druck irgendwas produziert.
- Wenn ihr dazu kommt zu arbeiten, gibt es immer wieder Ablenkungen, die euch daran hindern, euch wirklich auf die vor euch liegende Aufgabe zu konzentrieren.
Eine einfache Technik bietet für beide Probleme eine Lösung und lässt die eigene Produktivität förmlich explodieren:
Die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik macht sich zunutze, dass wir unsere Konzentration nur über einen recht kurzen Zeitraum uneingeschränkt aufrecht erhalten können. Gleichzeitig gelingt es ihr, auch komplexe Aufgaben in kleine Stücke zu unterteilen, sodass die gesamte Aufgabe weniger einschüchternd wirkt.
25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause
Im Mittelpunkt der Pomodoro-Technik stehen konzentrierte Arbeitsphasen von 25 Minuten. Richtig. Die Technik erwartet von euch, nur 25 Minuten am Stück – eine Pomodoro – vollkommen konzentriert zu arbeiten, ohne Ablenkungen zuzulassen, egal ob sie von Außen oder aus euren eigenen Gedanken kommen. 25 Minuten sind lang genug, um tatsächlich ein signifikantes Maß an Arbeit zu erledigen – wie beispielsweise diesen Blogbeitrag zu schreiben. 25 Minuten sind aber auch kurz genug, dass wir uns durchgehend konzentrieren können und dass sie uns nicht vorab mit dem Aufwand einschüchtern.
Stellt euch also einen Küchenwecker auf 25 Minuten und fangt an, an einer Aufgabe zu arbeiten. Wenn der Wecker klingelt macht ihr eine Pause von fünf Minuten, nach der ihr erneut 25 Minuten arbeitet. Nach insgesamt vier Arbeitsphasen ist dann eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten angesagt, um dem Gehirn ein wenig Ruhe zu gönnen.
Auf diese Weise findet ihr an unstrukturierten Tagen einen guten Rhythmus, der sich über mehrere Stunden aufrecht erhalten lässt und der zu einem dramatischen Anstieg in eurer Produktivität führen wird. Und wenn mal nur wenig Zeit ist, eine Pomodoro lässt sich immer mal wieder einschieben.
Aufgaben eindeutig und handlungsbezogen definieren
Damit dieser Rhythmus entstehen kann, müsst ihr vorab festlegt, womit ihr euch in dieser Zeit beschäftigen wollt: einen Text lesen, für die Hausarbeit recherchieren oder eine Aufgabe eines Aufgabenzettels bearbeiten.
Diese Festlegung solltet ihr immer schon am Anfang eines Tages machen und die Aufgaben dabei so formulieren, dass ihr sie innerhalb einer oder maximal zwei Pomodoros abschließen könnt. Das zwingt euch, komplexe Aufgaben in kleine Schritte herunterzubrechen und euch genau zu überlegen, was ihr konkret tun wollt. So ist “Argument in Kapitel 1 skizzieren” vermutlich in einer Pomodoro zu schaffen, “Kapitel 1 schreiben” vielleicht eher in drei oder vier und “Hausarbeit schreiben” mit Sicherheit zu aufwändig. Man kann durchaus auch für das Zerlegen einer großen Aufgabe und die Planung des Tages eine Pomodoro einplanen.
Versucht es einfach mal: Nehmt euch einen Tag, den ihr für die Arbeit an einer Hausarbeit oder die Vorbereitung auf eine Klausur eingeplant habt, verplant ca. 7 oder 8 Pomodoros und legt los. Wenn ihr gut geplant habt und die Pomodoros konzentriert abarbeitet, habt ihr in fünf oder sechs Stunden mehr geschafft als sonst an einem ganzen Tag und könnt entspannt und zufrieden den Nachmittag und den Abend genießen!
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