Vier gute Gründe für Citavi und warum ich doch zögere, mich darauf einzulassen

citavi

Vor nicht ganz 10 Jahren habe ich mit der Arbeit an meiner Diss begonnen und dem Tool-Nerd in mir stellte sich die Frage nach der richtigen Literaturverwaltung. Meine Diplomarbeiten hatte ich mit Citavi verfasst, hatte da aber schon das Gefühl, an dessen Grenzen der Übersichtlichkeit gestoßen zu sein. Es wurde dann eine ziemlich wilde Kombination aus Mendeley, Citavi und einem digitalen Zettelkasten, die mich treu durch meine 5 Jahre Dissertation und 2 Jahre Projektarbeit getragen hat.

Mit dem Wechsel an die FH Bielefeld stellte sich die Frage neu, da ich jetzt Studierende unter anderem dabei unterstütze, mit ihrer Literaturverwaltung zu arbeiten und das ist – wie an den meisten Hochschulen – nunmal Citavi. Also flux die Campus-Lizenz installiert und mal nachgeschaut, was sich in den letzten Jahren so verändert hat. Dabei bin ich auf vier gute Argumente für Citavi gestoßen, tue mich aber trotzdem schwer, endgültig zurück zu wechseln.

Rein textbasierte Erstellung des Literaturverzeichnisses

Eines der besten Features von Citavi kommt dann zur Geltung, wenn man seine Texte – wie ich – nicht zwangsläufig immer in einem Textverarbeitungsprogramm á la Microsoft Word oder Libre Office Writer schreibt. Die meisten Literaturverwaltungsprogramme bieten ein Plugin für solche Programme an, mit dessen Hilfe sich dann per Klick ein Feld einfügen lässt, das einen Quellenverweis konstruiert.

So weit so gut, doch wenn man mit demselben Text häufiger das Format (z.B. von Word nach LibreOffice und zurück) wechselt oder in Markdown schreiben will, ist das leider keine Option. Dann entstehen Fehler und im schlimmsten Falle verschwinden sogar Quellennachweise. Hier bietet Citavi mit seiner {}-Notation einen entscheidenden Vorteil: Im Text muss man nur beispielsweise “{Müller 2014}” tippen um dann ganz am Ende Citavi das Dokument parsen zu lassen. Citavi erstellt dann das Literaturverzeichnis und fragt bei mehrdeutigen Kurzverweisen nach.

Diese Funktion war auch der Grund, warum Citavi Teil des Workflows für meine Diss geblieben ist: Die BibTeX-Datei aus Mendeley importieren und dann das Literaturverzeichnis erstellen.

Das Komplettpaket

komplettpaketFür Studierende ist Citavi besonders interessant, da es alle wichtigen Aufgaben der Literaturarbeit abbilden kann: von der Datenbankrecherche und dem formalen Erfassen vielfältiger Quellen über das Arbeiten am Text, das Erstellen von Zusammenfassungen und Exzerpten, die Strukturierung der eigenen Arbeit und schließlich auch die Aufgabenverwaltung. Alles in einer Oberfläche, die zudem in weiten Teilen auch relativ intuitiv bedienbar ist – auch wenn das nicht mehr ganz so gilt, wie in den Anfangstagen des Programms. Für studentische Arbeiten kommen zudem einige der Nachteile nicht ganz so zum Tragen, wie bei der Arbeit an einer Doktorarbeit oder im Laufe einer wissenschaftlichen Karriere.

Enge Verzahnung von PDF-Leser und Wissensmanagement

Die größte Neuerung, die Citavi erfahren hat seitdem ich es ausführlich genutzt habe ist die direkte Verwaltung von PDF-Dateien. Citavi kann seit Version 4 (glaube ich) jeder Quelle PDF-Dateien zuordnen, mit denen man dann auch direkt in der Oberfläche arbeiten kann.

Dabei beschränkt sich dieses Arbeiten nicht nur auf das Lesen und Markieren, sondern ist eng mit dem Wissensmanagement verzahnt. So können aus der geöffneten PDF heraus Zitate übertragen, Zusammenfassungen erstellt und Aufgaben der Todo-Liste hinzugefügt werden. Erstellt man Zitate auf diese Weise, kann man aus dem Wissensmanagement auch direkt an die entsprechende Stelle in der PDF-Datei springen. Die Bedienung erschließt sich hier zwar nicht immer unmittelbar, wenn man sie einmal verstanden hat, wirkt sie aber durchdacht und geht gut von der Hand.

Literatur in Gruppen einteilen

gruppenWeniger ein echtes Feature als ein Versuch, der Unübersichtlichkeit großer Literatursammlungen entgegenzuwirken, ist die Möglichkeit, Quellen in so genannte Gruppen einzuteilen, nach denen sich schnell und intuitiv filtern lässt (wenn man einmal rausgefunden hat, wie sie sich dauerhaft einblenden lassen). So lässt sich die eigene Sammlung ein wenig strukturieren und man steht nicht immer vor dem gesammelten Berg Literatur.

Umgesetzt ist das allerdings nicht – wie z.B. bei Mendley – durch eine Ordnerlogik, sondern erneut als Schlagwörter, nach denen gefiltert werden kann. Neben den im Programm auch so bezeichneten Schlagwörtern und Kategorien – die beide auch einzelnen Wissenselementen zugeordnet werden können – wirkt diese Filterlogik mit drei Dimensionen leider erneut etwas unübersichtlich. Grundsätzlich sind die Gruppen aber auf jeden Fall ein großer Schritt in die richtige Richtung.

Warum es mir trotzdem schwerfällt, mich darauf einzulassen

Trotz dieser guten Argumente ist bei Citavi nicht alles eitel Sonnenschein, denn das Programm schleppt einige Probleme mit, die auf grundlegende Design-Entscheidungen aus einer Zeit zurückgehen, in der wissenschaftliches Arbeiten weniger dynamisch war und vor allem weniger online erfolgte. Diese Probleme lassen mich in meiner Entscheidung, auch selbst wieder voll auf Citavi zu setzen, immer wieder zögern.

Programmlogik aus der Offline-Zeit

Citavi ist ein Offline-Programm alter Schule, bei dem die Anbindung der grundsätzlich offenen Online-Welt wie ein Fremdkörper wirkt. Während der Zugriff auf Fachdatenbanken fest implementiert ist und bei entsprechender technischer Umsetzung an der Hochschule problemlos funktioniert, ist beispielsweise die Synchronisation von Citavi-Projekten über mehrere Rechner hinweg nach wie vor ein (fast) ungelöstes Problem. So unterstützt Citavi offiziell keine Synchronisation mit externen Cloud-Diensten und bietet auch selbst keinen entsprechenden Dienst an. Faktisch funktioniert die Übertragung per Dropbox bei mir jedoch bislang.

Auch ansonsten bietet Citavi nur durch das Browserplugin “Picker” eine Anbindung an die große weite Online-Welt und das kann in erster Linie Quellen per ISBN in das aktuell geöffnete Projekt einlesen. Das Abspeichern eines im Browser geöffneten PDF als neue Quelle ist – zumindest in Chrome – schon nicht mehr möglich. Es gibt auch keine API und keine weiteren Möglichkeiten weitere Dienste – wie z.B. Evernote, Toodledo oder Dropbox einzubeziehen.

Desktop Only

Citavi bietet zwar, wie oben erläutert, eine hervorragende Integration von PDF-Reader und Wissensmanagement, diese gibt es allerdings nur auf dem Desktop und nicht auf mobilen Geräten (abgesehen von Windows 10, wobei hier die Bedienung nicht sonderlich touch-kompatibel wirkt). Weder für iOS noch für Android gibt es eine entsprechende Lese-App oder auch nur die Möglichkeit, auf die eigene Literaturdatenbank zuzugreifen. Da ich einen Großteil meiner Lektüre per Tablet im Zug erledige, muss ich so immer nacharbeiten und die Markierungen und Notizen manuell in meine Projekte übertragen. Immerhin habe ich – dank Dropbox, nicht Citavi – auf meinem Tablet überhaupt Zugriff auf die Texte.

Projektbasiert

Citavi basiert nach wie vor auf einer Projektlogik und versteht sich nicht als Verwaltung für ein umfassendes persönliches Archiv. Das Programm ist darauf ausgelegt, ein konkretes Schreibprojekt zu begleiten. So ist insbesondere das Wissensmanagement an die Struktur eines wissenschaftlichen Textes angelehnt. Das ist für studentische Belange, die durch Seminare und Abschlussarbeiten strukturiert sind, durchaus sinnvoll, wird allerdings hinderlich, wenn man über lange Zeit hinweg eine umfassende Wissensbasis in einem Thema aufbauen und auf dieser Grundlage zahlreiche Texte produzieren möchte. Dann arbeitet man entweder auf der Basis einer sehr unübersichtlichen großem Datei oder ist ständig damit beschäftigt, Quellen hin und her zu kopieren.

Immer noch unübersichtlich

Das bringt mich dann auch zum letzten – und zugegebenermaßen subjektivsten – Punkt. Bei großen Sammlungen mit einem breiten Themenspektrum scheint mir Citavi immer noch extrem unübersichtlich. Die oben skizzierten Gruppen bieten jetzt zwar eine weitere Möglichkeit zur Strukturierung, wirken aber eher wie ein Notnagel.

Viel praktischer fände ich es, wenn Citavi die Ausrichtung auf Projekte durch eine Ordnerstruktur innerhalb einer gespeicherten Datei ersetzen würde. Dann könnte ich beim Wechsel von “Organisationsforschung” zu “Hochschuldidaktik” einfach einen anderen Ordner im Programm auswählen und müsste nicht mühsam ein weiteres Projekt öffnen…

Trotz dieser Nachteile werde ich Citavi in den nächsten Monaten vermutlich eine Chance geben, um auch mal das wahre Potenzial des Wissensmanagements und der Verknüpfung mit den PDF-Dateien zu erkennen. Und es ist ja auch nicht so, dass andere Programme grundsätzlich besser wären: Das von mir gerade wegen seiner Übersichtlichkeit und seiner Online-Anbindung sehr geschätzte Mendeley hat zum Beispiel nur ein rudimentäres Wissensmanagement und gehört leider seit einiger Zeit zum Wissenschaftsverlag Elsevier, was jeden Freund einer offenen Wissenschaft skeptisch machen sollte…

2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Ein sehr schöner Artikel über Citavi und eine gute Auseinandersetzung mit seinen Vor- und Nachteilen. Die perfekte Software wird es leider nie geben aber ich möchte zu den Kritikpunkten einige Gedanken mitteilen.

    Ich sehe in der Offline-Programmlogik keinen so großen Nachteil, auch wenn Internet immer häufiger an immer mehr Orten verfügbar ist. Liegt sicher auch daran, dass ich kaum Clouddienste benutze. Ich erkenne deren Vorteile an, sehe aber kaum nennenswerte Einschränkungen darin, einen USB-Stick mit den wichtigsten Dingen darauf dabeizuhaben – Inklusive einer portablen Version meiner wichtigsten Programme, so dass ich auf jedem PC damit arbeiten kann, ohne etwas zu installieren. Auch gibt es Leute, die ihre Daten ungern einer Cloud anvertrauen („es gibt keine Cloud, nur einen anderen Computer“). Darum sollte es keinen Online*zwang* geben, eine Online*option* reicht. Und die ist insofern gegeben, als dass der Backup-Ordner von Citavi ein Dropbox-Ordner sein kann, der beim Beenden synchronisiert wird. Link: https://support.citavi.com/forum/viewtopic.php?f=163&t=12979 Dass Citavi indirekt mit der Dropbox kooperieren kann haben Sie ja auch selbst geschrieben.
    Citavi speichert (wie in Ihrem Link beschrieben) außerdem nach jeder Änderung, so dass es einem nicht passieren kann, dass bei einem Stromausfall oder Absturz die Änderungen seit dem letzten Speichern weg sind. Oder zumindest nicht so leicht (letztlich kann das immer passieren). Ich sehe das als großen Vorteil, für den ich eine schlechte Vereinbarkeit mit Cloudsynchronisation gern in Kauf nehme.

    Citavi für Android fehlt tatsächlich, wobei auch argumentiert werden kann, dass man lieber die Software für eine Plattform richtig entwickelt als für mehrere und dafür mit vielen Problemen. Hier hat sich Swiss Academic Software einfach am Marktführer orientiert. Und ich würde ungern auf dem Tablet Texte tippen wollen (habe ich beim Aufstieg der Tablets mit dem iPad damals ausprobiert), zumal sich die Tastatur mit dem PDF und dann noch dem Texteingabefeld den Bildschirm teilen muss. Da verzichte ich gern auf die Schreiboption.

    Das projektbasierte Arbeiten in Citavi ist eine Schwäche, die der Zielgruppe bzw. dem Verwendungszweck geschuldet ist. Zwar nutze ich Citavi durchaus für meine private Wissensorganisation, aber diese fällt bei weitem nicht so umfangreich aus wie bei einem Hochschulmitarbeiter. Das ist ungefähr so, wie der Vergleich einer Exceltabelle mit einer Datenbank zum Verwalten seines Adressbuchs. Excel reicht für private Zwecke sicher aus, vielleicht auch für ein kleines Unternehmen (z. B. Kundenverwaltung in einem kleinen Familienunternehmen) – wenn es aber in den professionellen/sehr umfangreichen Bereich geht muss an den Zweck angepasste Spezialsoftware her.

    Wobei ich jetzt nicht so ganz verstehe, was an einer Ordnerstruktur besser ist als an Projekten. Ob ich jetzt ein Projekt oder einen Ordner öffne kommt doch aufs gleiche raus? Oder ist es die bessere Möglichkeit, die gleichen Quellen in mehreren Ordnern/Projekten zu nutzen? Vielleicht bin ich dafür aber einfach nicht tief genug in der Materie drin, umfangreiche Wissensarchive zu strukturieren.

    Citavi versucht die Eier legende Wollmilchsau zu sein, mit der man sogar (fast) seine komplette Hausarbeit schreiben kann (das Officeprogramm ist dann nur noch für die Formatierung notwendig). Das ist meiner Meinung nach auch, so gut es mit vertretbarem Aufwand geht, gelungen. Vor allem wenn man Anzahl zu synchronisierender Programme bedenkt die man bräuchte, wenn für jede Aufgabe eine einzelne Software verwendete. Dafür klemmt es an anderen Stellen, wie der Implementierung von Webdiensten.
    Aber andere Programme sind da auch nicht perfekt, wie Sie schon bemerkten. Und je webbasierter desto abhängiger ist man von einer stabilen Verbindung und vom Support des Anbieters (wehe, er schaltet die Server ab). Darum bin ich eigentlich recht froh wenn ich möglichst viel auf meinem PC machen kann und nicht für alles eine Internetverbindung brauche. Aber das ist eben auch wieder sehr subjektiv und Geschmackssache.

    Sonnige Grüße aus dem Süden Deutschlands
    Martin Nowak

    • Wow, herzlichen Dank für diesen ausführlichen Kommentar, Herr Nowak!

      Natürlich ist die Wahl der Software immer eine Abwägung zwischen eigenen Anforderungen und dem, was im Markt zu bekommen ist. Hier daher nur ein paar kurze Anmerkungen:

      > Ich erkenne deren Vorteile an, sehe aber kaum nennenswerte Einschränkungen darin, einen USB-Stick mit den wichtigsten Dingen darauf dabeizuhaben – Inklusive einer portablen Version meiner wichtigsten Programme, so dass ich auf jedem PC damit arbeiten kann, ohne etwas zu installieren.

      Das ist immer noch eine valide Methode, bei der Sie nur ein stabiles System brauchen, dass die Daten auf Ihrem Kernrechner immer synchron hält. Und Sie müssen eben einen Rechner haben, der eindeutig das „Zentrum“ des Systems darstellt. Während meiner Doktorarbeit habe ich allerdings zum Beispiel mehr oder weniger gleichberechtigt an drei Computern gearbeitet und durchaus auch einige Seiten am Tablet verfasst. Da habe ich die Cloud-Funktion von Mendeley lieben gelernt.

      > Darum sollte es keinen Online*zwang* geben, eine Online*option* reicht. Und die ist insofern gegeben, als dass der Backup-Ordner von Citavi ein Dropbox-Ordner sein kann, der beim Beenden synchronisiert wird. Dass Citavi indirekt mit der Dropbox kooperieren kann haben Sie ja auch selbst geschrieben.

      Stimmt, eine Software mit entsprechendem Zwang würde ich auch nicht nutzen. Gerade die großen Cloud-Dienste (Evernote, Mendeley…) bieten meist aber ein Programm an, das offline vollkommen funktionsfähig ist und auch auf lokalen Daten arbeitet. Es übernimmt eben nur auch die Synchronisation auf den lokalen Rechner. Auch Serverausfälle sind also kein Problem, sie blockieren nur die Synchronisation.

      Auch für die Zusammenarbeit in Teams und die Anbindung an andere Dienste finde ich cloud-basierte Daten wesentlich nützlicher

      > Zwar nutze ich Citavi durchaus für meine private Wissensorganisation, aber diese fällt bei weitem nicht so umfangreich aus wie bei einem Hochschulmitarbeiter.

      Ich bezog mich dabei gerade auf große Mengen an Daten. z.B. die gut 1800 Quellen, die ich für meine Diss gesammelt hatte. Außerdem entstehen aus demselben Pool ja auch noch weitere Texte für die ich in Citavi immer ein neues Projekt anlegen und dann die relevanten Texte übertragen muss. Machbar, aber nervig.

      Gerade im echten professionellen Einsatz schwächelt Citavi also in meinen Augen. Für Strukturen wie ein Studium, wo jedes Seminar ein anderes Thema hat ist es jedoch sehr gut geeignet.

      > Wobei ich jetzt nicht so ganz verstehe, was an einer Ordnerstruktur besser ist als an Projekten. Ob ich jetzt ein Projekt oder einen Ordner öffne kommt doch aufs gleiche raus? Oder ist es die bessere Möglichkeit, die gleichen Quellen in mehreren Ordnern/Projekten zu nutzen? Vielleicht bin ich dafür aber einfach nicht tief genug in der Materie drin, umfangreiche Wissensarchive zu strukturieren.

      Die Mobilität, die Navigation und die Suche funktioniert über Ordner innerhalb derselben „Datenbank“ einfach besser als zwischen Datenbanken.

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